Seperti apa sih contoh membalas email dengan sopan? Nah kali ini mimin akan menjelaskan cara membalas email yang baik beserta dengan contohnya, jadi simak ya.
Penulisan kata untuk membalas email yang benar memang sedikit lebih susah. Bukan karena metodenya yang rumit, namun karena kebanyakan anak muda saat ini menggunakan kata yang di singkat ketika menulis.
Dan saat ingin membalas email formal mereka akan kebingungan, akhirnya cuma menulis dan hapus lagi, menulis lagi dan di hapus lagi, hingga tidak jadi mengirimkanya.
Tapi enggak usah khawatir, karena nanti mimin akan berikan contoh balasan email sederhana namun tetap sopan. Dan supaya lebih paham lagi, sebaiknya baca ini dulu.
Bagaimana Cara Membalas Email Yang Sedang Kita Baca
Jika kalian ingin membalas email baik di Outlook maupun Gmail, maka sebenarnya sudah ada tombol yang bisa di klik langsung untuk membalasnya.
Sehingga kalian tidak perlu pusing untuk mimikirkan tata cara membalas email.
Pokoknya kalau sudah bisa membaca email masuk, ya tinggal pencet aja tombol balasnya. Di blog ini juga sudah ada tutorial untuk mengirim email dan sekarang tutorial membalas email, sehingga akan memudahkan kalian melakukannya.
Membalas email yang masuk dalam kotak email ini juga disebut sebagai mereply, sehingga interaksi antara pihak pengirim dan penerima pesan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan secara online.
Ini termasuk membalas email interview bahasa Inggris, membalas email interview online, membalas email diterima kerja, membalas email ditolak kerja, membalas email panggilan interview reschedule, mengirim email yang baik dan sopan kepada dosen, membalas email GrabFood, membalas email dari Shopee, dan lainnya.
Oke, yuk lanjutkan ke topik pembahasanya!
Begini Cara Membalas Email Yang Baik
Berikut ini adalah langkah demi langkah untuk membalas emailnya, dan untuk contoh email akan mimin berikan dibawahnya.
Total waktu: 3 menit
Buka kotak masuk
Silahkan buka kotak masuk email yang ingin di balas, baik dari iPhone, Android, laptop maupun komputer. Di sini mimin menggunakan Android dan aplikasi Gmail (namun menggunakan email dengan nama domain sendiri).
Buka pesannya
Saat bingung dan kalian bertanya-tanya “Bagaimana sih caranya membuka email yang masuk dan ingin membalas email yang masuk tersebut dengan benar?” jawabannya sangat mudah, kalian tinggal buka aplikasinya seperti langkah pertama dan klik pesan yang ingin dibuka seperti gambar diatas, setelah itu ikuti langkah di bawah ini.
Klik balas
Cara membalas email di hp secara langsung pada layanan email maka tombol yang kita pilih adalah tab menu balas yang ada dibagian kiri bawah layar.
Isi pesan email
Silahkan isi semua data yang diminta seperti penerima, subjek (opsional, karena ketika membalas pesan maka sudah otomatis terisi) dan isi pesan, yang dapat kalian lihat pada contoh dibawah.
Kirim Balasan email
Jika semua yang dibutuhkan sudah ditulis dengan baik, selanjutnya kalian bisa mengirimkan balasan emailnya dengan cara klik tombol kirim dibagian kanan atas seperti gambar diatas. Sampai disini kalian sudah berhasil mengirim balasan email lewat hp (jika tidak ada gangguan sinyal).
Contoh Dan Tips Membalas Email Profesional
Oke, kalau diatas merupakan langkah langkah membalas email google ataupun menggunakan aplikasi Gmail, kalau sekarang mimin akan memberikan contoh penulisanya.
Baik contoh membalas email panggilan interview, contoh teks email, contoh subjek email, dan contoh kalimat penutup email bahasa Indonesia yang baik.
Yang terpenting adalah ini merupakan contoh mengirim dan menulis balasan pesan lewat email yang baik dan sering digunakan.
Jadi, ketika kalian ingin membalas email dengan Yahoo ataupun email lainya, maka teknik ini bisa diterapkan.
Dan berikut ini mimin akan jelaskan langkah langkah membalas surat (email) melalui gmail yang baik.
1. Gunakan Subjek Yang Jelas
Ketika kalian ingin mengirim email dan bingung subjek mau diisi apa, maka kalian bisa menggunakan beberapa kata yang menjelaskan topik dari isi pesan.
Ini adalah salah satu pendukung yang bisa di gunakan untuk mengirim email penting yang baik, misalnya ingin dikirimkan ke perusahaan.
Contoh: jika kalian ingin membalas email penawaran kerja, maka subjeknya bisa diisi dengan “Informasi Penawaran Kerja”.
2. Tuliskan Nama Yang Lengkap
Untuk mengirim ataupun membalas pesan email yang baik dan profesional, kalian seharusnya menggunakan nama asli dan menuliskanya dengan lengkap.
Sehingga ketika penerima melihat balasan email di hp ataupun laptop mereka akan segera tahu bahwa itu kalian.
Ini termasuk untuk pribadi maupun untuk perusahaan ya, jadi misalnya untuk mewakili diri sendiri ya tuliskan saja nama lengkap. Misalnya nama mimin Eko Trimulyono, ya tulis semuanya (tidak disarankan menggunakan nama depan saja ataupun nama panggilan).
3. Gunakan Bahasa Yang Sopan
Tidak perlu terlalu repot memikirkan bagian header apalagi perintah yang digunakan apabila kita akan membalas ataupun mereply email.
Yang paling penting adalah bagaimana kalian bisa membuat isi email mudah dipahami dan tetap menggunakan bahasa yang sopan.
Misalnya bagian pembuka, bisa menggunakan salah satu dari beberapa salam seperti:
- Asalamualaikum
- Hallo kak
- Selamat pagi
- Bagaimana kabarnya kak eko
Dan untuk contoh pembuka surat balasan dalam bahasa inggris bisa menggunakan sapaan berikut:
- Good morning
- Dear Eko
- Hi Eko
- Hi I’m Eko,
Dan pada bagian isi bisa langsung dijelaskan tentang apa yang ingin disampaikan, misalnya:
Sehubungan dengan dibukanya lowongan pekerjaan di Pt. Blabla dengan syarat yang bisa saya penuhi semuanya, saya ingin mengajukan diri sebagai salah satu pegawai.
Dan berikut ini adalah berkas yang di minta:
Dengan pesan tersebut, kalian bisa menambahkan sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Dan pada bagian akhir pesan, bisa kalian berikan salam seperti (pilih salah satu, dan berikan nama dibawahnya):
- Jabat erat
- Salam hangat
- Cheers
- Nama kalian
Penutup
Di atas merupakan panduan untuk cara membalas email yang baik, dan jika kalian ingin mempelajari lebih lanjut supaya saat mengirim email agar terkirim dengan sukses, silahkan baca artikel sebelumnya yaitu cara mengirim foto lewat email di hp. Semoga bermanfaat ya.
